Recomendaciones para una buena comunicación dentro de la empresa

La coordinación entre las personas que trabajan en una misma empresa es vital para llegar a un mismo objetivo común con éxito. Sin embargo, son muchas las corporaciones que no trabajan cohesionadas porque las órdenes que se emiten y se reciben no están en absoluto alineadas. Estos comportamientos anómalos tienen una consecuencia directa: la desmotivación de nuestros empleados y el mal clima laboral.

¿Cuáles son las recomendaciones para una buena comunicación dentro de la empresa?

Los especialistas en Recursos Humanos de la empresa tienen un papel fundamental en ese sentido. Una de las obligaciones de este departamento es la de gestionar los recursos humanos en lo psicológico, lo jurídico y lo empresarial y es precisamente ahí donde entra en juego nuestra responsabilidad de mantener una buena comunicación interna, que a su vez mejore el ambiente laboral. Pero, ¿por dónde empezar?

1. Crea un manual corporativo y de bienvenida

Resultará válido para nuevos empleados, pero si todavía no lo tenéis, se convertirá en una herramienta imprescindible para todos. Además de dar la bienvenida al empleado, este manual puede incluir toda la información que debe estar en manos de todas las personas que trabajan en la empresa: misión, política y valores de la corporación, organigrama, procedimientos básicos, normas internas, recursos y todo aquello que creas que pueda resultar útil para el trabajo diario.

2. Abre nuevos canales de comunicación

Si bien no es necesario informar a los empleados de absolutamente todo lo que ocurre en la empresa, sí es importante que sepan de primera mano si hay algo que puede afectarles. Para transmitir estas informaciones se pueden llevar a cabo reuniones periódicas, pero también pueden resultar útiles las newsletters, revistas internas o circulares, ya sea en papel o en formato electrónico.

3. Pon en marcha un buzón de sugerencias

Un buzón de sugerencias bien usado puede convertirse en una herramienta muy útil para conocer las inquietudes y opiniones directas de los empleados sin necesidad de pasar por situaciones incómodas o desagradables.

4. Un tablero de anuncios

Como los de toda la vida. Si no queréis saturar vuestro correo electrónico, siempre tenéis la opción de instalar en vuestra oficina un tablero de anuncios para colgar noticias puntuales e importantes, cuestiones circunstanciales e incluso urgentes. También es interesante fomentar desde ahí la participación de los empleados, que pueden usar este medio para comunicarse entre ellos y poner en marcha iniciativas interesantes. ¿Qué tal si comemos juntos los jueves? ¿Y si compartimos coche para ir y venir del trabajo?

5. Reuniones y encuentros periódicos

No basta con comunicarnos por escrito o a través de videollamada. Vernos, mirarnos y hablar es vital para cohesionar los equipos y conocer a las personas. Es imprescindible programar reuniones periódicas para ofrecer información y ponernos al día, pero también es interesante crear eventos extraordinarios para reforzar la pertenencia a la empresa y estar juntos en un ambiente más distendido, especialmente ahora que regresamos de las restricciones pandémicas.

¿Qué necesitamos para realizar una buena comunicación?

Afortunadamente, a estas alturas contamos con infinidad de herramientas que fomentan y facilitan la comunicación entre las personas que trabajan en la empresa. Sin embargo, hay que saberlas seleccionar y usar. Algunas como Google Drive, Google Calendar, Asana o Trello son herramientas que hacen más fáciles la colaboración y cooperación entre los miembros del equipo. Pero es que además, con Meet, Skype, Teams o Slack podemos iniciar videollamadas y chats, además de compartir todo tipo de archivos. Por otra parte, existen distintas herramientas de digitalización que pueden contribuir a una gestión más ágil de los Recursos Humanos, incluyendo funcionalidades de control horario, gestión de vacaciones y comunicación interna.

¿Cómo mejorar la comunicación entre los departamentos de una empresa?

Hay otra cuestión importante, que tiene que ver con la comunicación entre departamentos. No es poco frecuente que un departamento haya abordado una mejora y otro no se entere o lo haga por casualidad. También puede ocurrir que un cliente realice un consulta determinada y que el departamento de atención al cliente no ofrezca la respuesta adecuada, porque no ha obtenido información por parte del departamento que se encargaba de esa cuestión.

A veces las empresas se esfuerzan mucho en comunicar aquellos cambios o novedades a los clientes y se olvidan de hacerlo a sus propios empleados. Esto genera desazón entre ellos, desapego y una pérdida progresiva de la pertenencia difícil de reparar. Desde el departamento de RRHH tenemos la oportunidad de poner en marcha distintas iniciativas:

– Desplegar dinámicas que incentiven el trabajo interdepartamental: que lo natural sea encontrarse para trabajar, sugerir y aportar en conjunto. Por ejemplo, es básico que los equipos de producto puedan nutrirse de lo que recogen los compañeros/as de atención al cliente

– Agendar reuniones periódicas de puesta al día entre departamentos: que sepan en qué está trabajando cada equipo para tener una visión más panorámica del negocio y poder marcarse objetivos y respuestas a corto y medio plazo

– Apostar por la integración de herramientas más colaborativas: que hagan la comunicación y la cooperación mucho más sencillas. Hay que lograr que la falta de herramientas colaborativas sean un obstáculo para una comunicación y trabajo fluidos

– Fomentar la cooperación para resolver problemas individuales: del mismo modo estaremos entrenando la empatía y la solidaridad entre personas y departamentos. Además, al haber participado en la resolución de los problemas, todos sentirán ese proyecto como propio

– Celebrar juntos, y como propios, los logros de los demás: que la victoria sea de los demás no ha de ser un motivo para que entre departamentos nos miremos de reojo. Hay que acostumbrarse a felicitar, reconocer y celebrar los logros de los demás como propios. Solo de este modo construimos relaciones sanas y constructivas.

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