Cómo gestionar las reuniones de trabajo tensas

Horas interminables de trabajo, picos de estrés, deadlines ajustados, presupuestos limitados y trabajadores/as con personalidades diversas conforman un cóctel a veces difícil de manejar. Además, en una relación laboral siempre existen diálogos complicados que hay que afrontar como, por ejemplo, una solicitud de aumento de sueldo, un cambio de puesto, una reclamación de responsabilidades, etc.

Entonces, ¿cómo gestionar reuniones de trabajo tensas? Como empresario/a o jefe/a de equipo hay que saber mantener la calma ante los empleados/as y reorientar las reuniones hacia un desenlace satisfactorio. Y es que el ambiente laboral incide directamente en la productividad por lo que aprender a lidiar con los conflictos es un valor esencial para un buen liderazgo.

En este artículo te enseñamos estrategias para detectar los posibles puntos de confrontación, te ayudamos con consejos para una reunión que se ha vuelto tensa y te proponemos ideas para mejorar este tipo de meetings.

Qué hacer ante una reunión de trabajo tensa

En el caso de que, en una reunión, el ambiente se haya enrarecido y haya surgido alguna disputa, te damos algunos consejos que puedes aplicar inmediatamente:

• Ante todo, mantén la calma. Como coordinador/a de la reunión, intenta ser razonable y piensa lo que vayas a decir unos segundos antes. Mostrar irascibilidad o indignación solo aumentará el conflicto.
• Potencia tu liderazgo. Es el momento para demostrar tus habilidades como líder frenando el caos, marcando las pautas y reenfocando la reunión hacia un ambiente dialogante, respetuoso y cordial.
• Templa los ánimos. Utiliza un tono sosegado y no dejes que las emociones irracionales te invadan. Evita marcar a un enemigo común y recuerda a los demás que todos/as estáis “en el mismo barco”.
• Escucha a todos los interlocutores y no desautorices sus argumentos. Atiende a las demandas, deja hablar, ofrece una mentalidad abierta y muestra interés. Fomenta el diálogo entre el equipo y pregunta sobre los distintos desacuerdos. 
• Recuerda el objetivo de la reunión. Si el conflicto se ha ido por otros derroteros recuerda para qué estáis ahí y señala que no se trata de ganar ni de tener razón sino de resolver y de trabajar por el objetivo marcado.
• Busca soluciones. Si en el momento no es posible ofrecer una solución, emplázala a más adelante pero muestra tu apertura a estudiar la situación. 

Gestionar reuniones de trabajo tensas requiere de habilidades de liderazgo y una comunicación efectiva para mantener un ambiente productivo y respetuoso con todos los miembros de la compañía.

Pautas para mejorar las reuniones de trabajo

Como buen gestor o mediador/a deberías saber cómo preparar estos encuentros que se prevén tensos y así evitar de antemano conflictos. Por eso, te ofrecemos algunas pautas para mejorar las reuniones de trabajo, toma nota y comienza a aplicarlas ya.

Planificación previa

Establece una agenda clara y detallada para la reunión con el orden del día, puntos específicos a tratar y objetivos definidos. También añade la duración estimada, que es aconsejable que sea breve y directa para que no dé pie a debates improductivos. Asegúrate de que todos/as los participantes tengan acceso a esta información con anticipación y puedan prepararse también su parte.

Estructura la reunión

Independientemente de para qué sea la reunión y de su duración, tienes que pensar en su estructura. Organiza los puntos clave y el orden de las intervenciones así como los turnos de preguntas para que pueda hablar todo el mundo aunque, eso sí, gestionando el tiempo para que no se alargue demasiado. Prepara también documentación extra por si alguno de los trabajadores/as quisiera ampliar información. Ir preparado/a una reunión conflictiva hará que te sientas más relajado/a. 

Establece reglas básicas 

Antes de empezar una reunión de trabajo tensa, verbaliza de forma clara los objetivos y establece una serie de normas básicas como respetar el turno de palabra, evitar interrupciones y mantener un tono proactivo. Fomenta también la escucha activa entre empleados/as permitiendo que todos los participantes expresen sus opiniones y preocupaciones y donde todos se sientan valorados. La colaboración y no el enfrentamiento tiene que estar presente en todo momento.

Cierra con acuerdos claros

Al finalizar la reunión, resume en voz alta los acuerdos alcanzados y define las acciones concretas que se deben llevar a cabo los próximos días o semanas. Asegúrate de que todos/as estén de acuerdo con los siguientes pasos y asigna las tareas una a una dejando claro las responsabilidades y plazos. Posteriormente, envía estas conclusiones por escrito a todas las personas implicadas.

Haz un seguimiento

Después de la reunión, es bueno llevar un seguimiento de los acuerdos y analizar su evolución hasta su consecución. Preguntar, pedir informes y controlar de cerca cómo van las cosas te permitirá adelantarte a posibles dudas o problemas y solventarlos con margen de tiempo. 

En conclusión, para gestionar las reuniones de trabajo tensas es importante enfocarse en las soluciones y no en los conflictos pero también es necesario que como líder o mediador/a valides las emociones que vayan surgiendo. Implementar estas ideas en las reuniones te ayudará a mantener un ambiente de trabajo más positivo y productivo.

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