Vamos a echar un vistazo a tu agenda. ¿Cómo andas de reuniones? ¿Eres de los que terminan su jornada habiendo pasado por un mínimo de cuatro o cinco al día? Las reuniones entre clientes, colaboradores y miembros de equipo pueden ser muy importantes: ahí es donde se consensuan y se toman decisiones vitales. Se ponen de manifiesto los diferentes puntos de vista y se matizan cuestiones cruciales. Sin embargo, en muchas ocasiones las reuniones se convocan por inercia, se alargan y se pierde mucho el tiempo en hablar de cosas poco importantes o que solo interesan a una parte de los presentes. En este sentido, al igual que la planificación de encuentros, la comunicación interna en la impresa sigue siendo una asignatura pendiente. Pero vamos a lo que hoy nos ocupa: la reunión de trabajo.

Pero… ¿sabes realmente cómo planificar y organizar una reunión de trabajo efectiva?

Si lo que buscas es optimizar y agilizar las reuniones de trabajo, a continuación te damos 7 trucos para organizar vuestros encuentros para que sean mucho más productivos. 
  1. Asigna un responsable para cada reunión. Cada reunión tiene que tener un responsable que se encargue de hacer las convocatorias, organizar el orden del día, dirigir la reunión y enviar la documentación o resumen final sobre las decisiones tomadas a cada uno de los miembros.
  2. Convoca a los miembros que estén realmente implicados. Muchas veces asistes a una reunión y te preguntas, ¿para qué me habrán convocado? Asegúrate de reunirte con los miembros de tu equipo que estén realmente implicados en las cuestiones que se van a tratar. El tiempo es oro para todos.
  3. Prepara bien la logística. ¿Cuántas veces se ha alargado una reunión más de lo necesario porque no funcionaba el sistema de videoconferencias? Asegúrate de tenerlo todo preparado para que podáis empezar a la hora indicada y no se os vaya el tiempo en nimiedades.
  4. Toma decisiones. Otra cosa que ocurre a menudo: divagamos entre mil temas, hacemos conjeturas y terminamos sin tener claro lo que vamos a hacer. Cuando tengas una reunión, que sea para tomar decisiones o centrar bien los objetivos del equipo. De lo contrario, habrás perdido un tiempo precioso para nada.
  5. No estires el tiempo. Y hablando de tiempo: no hace falta decir que hay que acudir a la hora, pero ¿y si terminamos antes de tiempo? Evita aquello de… “¿y de qué otra cosa podemos hablar?”. Si has terminado con el asunto a tratar, que no se hable más. La reunión habrá concluido y todos podréis regresar a vuestro trabajo de nuevo.
  6. Se sincero. No siempre somos todo lo sinceros que nos gustaría. Esconder nuestras opiniones porque creemos que no serán escuchadas o valoradas es un error demasiado frecuente. Expresa lo que sientes y ofrece tus soluciones: puede que hayas dado con la clave y no haga falta dar más vueltas sobre el asunto.
  7. Las cosas personales, para el café. ¿Qué tal han ido tus vacaciones? ¿Cómo está tu hijo? Encontrarse en una mesa con tus compañeros es una tentación para hablar de aquello que no os habéis podido decir en toda la semana. Deja las cosas personales para la hora del café. Tomar los descansos que corresponden también es necesario, así que aprovecha el tiempo de la reunión para ir al grano. Todos lo agradeceréis.
¿Y tú, qué haces para que vuestras reuniones de trabajo sean más productivas? Cuéntanos tus trucos un poco más abajo en los comentarios.

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