Para optimizar el coste por contratación que tiene la adquisición de talento para tu empresa es necesario conocer de dónde se parte. En este artículo te explicamos cómo calcularlo.

La fórmula del coste por contratación

El coste por contratación es la repercusión económica aplicable como coste a cada contratación y se obtiene mediante la siguiente fórmula:

Coste por contratación = Coste total de todas las contrataciones / Número total de contrataciones

Los gastos a considerar serán distintos si realizas el procedimiento internamente o si se externalizan determinadas partes del mismo. Además, puede ser diferente de unos puestos de trabajo a otros. En los costes de contratación deberíamos incluir los siguientes costes:

  • Del tiempo de selección.
  • De divulgación de la oferta (pago a portales).
  • Administrativo de contratación (costes burocráticos).
  • Headhunting o empresa de selección.

Un ejemplo

Veamos la siguiente hipótesis de costes:

  • Tiempo de selección: la empresa dispone de dos reclutadores, con sueldos de 20.000€ que, con impuestos, cotizaciones y costes del puesto de trabajo (ver más adelante), representan un coste de 32.800 cada uno o 65.600 entre los dos.
  • Divulgación de la oferta (pago a portales): en total hemos pagado 20.000€ a portales.
  • Administrativo de contratación (costes burocráticos): cada nueva incorporación nos cuesta 200€, habiendo incorporado 25 personas.
  • Headhunting o empresa de selección: hemos invertido unos 30.000€

Coste total de contratación = 65.600 + 20.000 + 200 x 25 + 30.000 = 120.600€

Número total de contrataciones: 25.

Coste por contratación: 4.824 euros.

Ahora bien, el cálculo basado sobre la base de todas las contrataciones representa una media, y, por tanto, no puede reflejar el coste concreto de un proceso específico. Veamos cómo identificarlo. Imaginemos la siguiente hipótesis, para una sola selección:

  • Tiempo, para una dedicación de una persona, durante 20 horas, una para 5 horas, y un decisor final de 1 hora, con los siguientes sueldos brutos anuales: 20.000€, 30.000€, y 40.000€
  • Divulgación de la oferta de 1.000€
  • Administrativo de 200€
  • Headhunting de 6.000€

Cálculo

En este caso, para calcular el coste concreto de cada selección, deberíamos llevar los costes a la hora. Para ello, deberíamos dividir el salario bruto anual por once (meses totales trabajados en un año, excepto el mes de vacaciones), dividir por 4.3 (semanas medias que existen en un mes) y dividir por 5 días y por 8 horas. Obtendremos el salario bruto horario:

Para 20.000€: Salario bruto horario = 20.000 / 11 / 4,3 / 5 / 8 = 10,5€

30.000€: Salario bruto horario = 30.000 / 11 / 4,3 / 5 / 8 = 15,8€

40.000€: Salario bruto horario = 40.000 / 11 / 4,3 / 5 / 8 = 21,1€

Para obtener el coste total para la empresa, deberemos sumar dos otros costes:

  • Cotizaciones e impuestos, alrededor de un 40% adicional sobre el salario bruto
  • Del puesto de trabajo (coste para la empresa de mantener un puesto de trabajo). Por ejemplo, coste de ordenador, mobiliario, alquileres, material de oficina, etcétera. Para simplificar el cálculo vamos a definir este coste en 3€ / hora.
  • Para 20.000 euros: Coste horario = 10,5 Eur x (1+40%) + 3 = 17,7€
  • 30.000 euros: Coste horario = 15,8 Eur x (1+40%) + 3 = 25,1€
  • 40.000 euros: Coste horario = 21,1 Eur x (1+40%) + 3 =32,5€

Finalmente, para realizar el cálculo del coste de selección, deberemos hacer la siguiente operación:

17,7 x 20 + 25,1 x 5 + 32,5 x 1 + 1.000 + 200 + 6.000

= 354 + 125,5 + 32,5 + 1000 + 200 + 6.000

= 7.712€

Como vemos, para esta contratación, tenemos un coste aproximadamente un 60% superior a la media.

La importancia de conocer los costes de la inacción

Hasta ahora hemos visto los costes directos de contratación. No obstante, también nos podemos preguntar qué pasaría si no pudiéramos contratar a nadie: los costes de la inacción. Por ejemplo, estimas el déficit o impacto negativo que genera el tiempo de vacante de un puesto de trabajo no cualificado y que se puede cubrir temporalmente o suplir con un refuerzo de horas extra de otros miembros del equipo que compone esa sección. En este caso imaginemos los costes de la inacción para un puesto, en este momento vacante, de un comercial:

  • Pérdida de negocio actual (asociada a la duración de la vacante).
  • Pérdida de negocio futura (asociada a la captación de clientes por parte de la competencia durante el tiempo de la vacante, y a la posterior dificultad de recuperación).

Imaginemos que:

  • la compañía opera con un margen bruto del 50% (de cada euro facturado, la mitad aproximadamente, son costes).
  • el comercial tiene asignada una facturación de 20.000 euros.
  • estimamos que para cada mes de vacante perderemos 1 cliente, con una facturación media de 2.000 euros por mes.
  • estimamos, una vez tengamos nuestro nuevo profesional, un periodo de recuperación medio de cliente de 1 año.

Así:

  • La pérdida de negocio actual es de 20.000€ x 50% de margen = 10.000€, por mes.
  • La pérdida de negocio futuro es de 12 meses x 2.000€ x 1 cliente x 50% de margen = 12.000€ adicionales por mes.
  • Por lo tanto, la pérdida total de negocio es de 22.000€ por cada mes de selección.

Como vemos, el coste de la inacción, en este caso, es muy superior al coste directo de selección. Podemos decir, por lo tanto, que vale la pena invertir recursos (empresas de selección, portales, priorización de esta selección, etcétera), con tal de cubrir la vacante lo más pronto posible.

Conclusión

En definitiva, conocer de modo adecuado los costes de contratación y los costes de la inacción te permite optimizar uno de los aspectos más relevantes del proceso de recruiting y, por ende, de la actividad de Recursos Humanos.

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