Herramientas y plantillas para control horario

El control horario es desde hace años una herramienta imprescindible para gestionar la actividad de las empresas y mejorar el desarrollo de un negocio. Una tarea que va más allá de examinar la labor de los profesionales, ya que también constituye una forma de medir la rentabilidad de la organización.

En la actualidad, muchas compañías apuestan por la implementación del teletrabajo como modelo laboral, propiciado en gran medida por la situación socio-sanitaria actual. Así, llevar un control sobre los horarios de los talentos de la empresa se convierte en una necesidad todavía mayor. Son muchas las formas de llevar a cabo este seguimiento.  ¿Quieres saber cuál es la más adecuada para tu empresa?

¿Cómo llevar el control horario de los trabajadores?

Llevar el control horario de los trabajadores es un sistema práctico, porque nos ayuda a tener registradas las jornadas laborales de la plantilla, tanto por lo que respecta a excesos (horas extra) como defectos (ausencias). Sin embargo, el control horario no es un capricho. El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo obliga a las empresas a registrar las horas trabajadas de sus empleados. Esta información, además, debe conservarse y estar accesible durante al menos cinco años, que es el tiempo susceptible de ser revisado por la Inspección de Trabajo.

Para llevar el control horario de los trabajadores existen múltiples sistemas: desde los más rudimentarios (a través de hojas de Excel, por ejemplo) a los más avanzados, con sistemas de fichaje móviles y en la nube, que permiten a los empleados fichar desde cualquier lugar. Para las empresas este tipo de sistemas son mucho más útiles porque digitalizan al cien por cien el proceso de fichaje, ofrecen la generación automática de informes y permiten a los equipos de Recursos Humanos tener la información del control horario accesible en todo momento y actualizada en tiempo real.

¿Cómo hacer un control de horarios en Excel?

Las tradicionales hojas o plantillas de Excel son una herramienta rudimentaria empleada por muchas empresas para realizar un seguimiento de las tareas de sus profesionales. A pesar de que se trata de un instrumento de bajo coste, su funcionalidad es bastante limitada. Puede parecer un instrumento sencillo, pero a la larga presenta dificultades.

Sus fórmulas y datos requieren de una revisión constante, además de que no constituye una herramienta recomendable si tienes trabajadores trabajando en remoto o con movilidad. A su vez, la constante introducción de datos en una misma plantilla conlleva un peso y espacio de almacenamiento elevados.

¿Cómo hacer una plantilla de horario?

Si decidieras usar un libro de Excel para llevar el control de horarios, antes tendrías que crearlo. Aunque también tienes la posibilidad de descargar plantillas gratis, que luego podrás modificar igualmente según tus necesidades. A la hora de hacer una plantilla de horario es importante que tengas en cuenta la información que debe almacenar:

• La hora de entrada y salida de los trabajadores
• La diferencia horaria diaria entre la hora de entrada y salida
• Las horas realizadas por cada trabajador en un día
• Los minutos totales realizados por cada trabajar en un día
• Las horas extras (si las hubiera), si se superan las 8 horas de la jornada

Como ves, este es un sistema muy rudimentario, porque nos obliga a estar actualizando manualmente la información todos los días. Es cierto que existen fórmulas para calcular de forma automática todos estos datos, pero exigen un gran dominio de Excel. Para que todo te resulte más fácil, puedes optar por descargar una plantilla en la que ya esté todo programado, aunque igualmente te resultará un poco pesado. Sobre todo si la empresa tiene muchos trabajadores.

Es por eso que te recomendamos echar un vistazo a todas las soluciones alternativas que existen para realizar el control horario en tu empresa. Son las siguientes.

Sistemas de asistencia móvil

El uso de aplicaciones móviles para el control de la jornada laboral es una opción cada vez más extendida entre las empresas. Las alternativas se multiplican a medida que estas apps se popularizan, constituyendo una forma de registro ideal para empresas que desean ofrecer una mayor flexibilidad a sus talentos.

Softwares alojados en la nube

Este tipo de programas nos permiten acceder e introducir datos desde cualquier lugar de manera online. Se trata de una de las soluciones más implementadas en las organizaciones, ya que cubren todas las necesidades de seguimiento horario, además de otras funcionalidades como identificar el volumen de trabajo de los empleados, gestionar tareas, proyectos, días libres y ausencias, o recibir informes de productividad.

Además, el profesional puede acceder a ellos a través de su teléfono, portátil, tablet o cualquier otro dispositivo.

Máquinas de fichar informatizadas

Las máquinas de control horario son herramientas informatizadas empleadas en multitud de compañías, en especial aquellas del sector servicios o el industrial. No obstante, este método ha ido quedando en desuso debido a sus costes de instalación, implementación y mantenimiento.

En la actualidad, las habituales tarjetas de tiempo para este tipo de equipos también han quedado obsoletas, introduciendo nuevas formas de sistemas de control como el biométrico, que emplea el reconocimiento facial, de voz, ocular o táctil. Aun así, estos modelos resultan también muy costosos, y únicamente se emplean en aquellas compañías que requieren de un alto nivel de seguridad por su actividad.

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