Todas las claves sobre la nueva ley de control horario laboral en España

Desde el 12 de mayo, las empresas de este país tienen la obligación de llevar el control horario de sus empleados. El nuevo decreto ley obligará a los profesionales a volver a fichar, como lo hacían antes. Pero, ¿en qué consiste la nueva ley de control de horario y cómo afectará a empleados/a y empresas?

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores ha sido modificado por el Real Decreto Ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. En este se exigirá a las empresas registrar la jornada laboral de todos sus empleados (sin excepción), incluyendo en los registros el horario de inicio y fin de la jornada, independientemente de la previsión que se indique en el contrato de trabajo.

Con esta legislación se quiere evitar que las empresas se aprovechen de aquellos empleados que hacen horas extra y que no las cobran. Y viceversa. La herramienta quiere ofrecer a las organizaciones la posibilidad de llevar un buen control de las jornadas de sus empleados, de modo que no se pierdan horas y se reste productividad al negocio.

De hecho, los datos de la Encuesta de Población Activa (EPA) revelan que en España hay 797.000 trabajadores que hacen horas extra (el 4,8% de los asalariados) y casi la mitad no cobran ni cotizan por ellas.

¿Cómo debe llevarse a cabo el registro del control horario?

Cada empresa deberá contar con una herramienta de control horario, la que elija o le resulte más práctica, de modo que así puedan anotarse, como mínimo, la hora de inicio y finalización de la jornada de cada uno de sus equipos de trabajo. Existen soluciones de software con las que se pueden digitalizar todos los registros y almacenarlos en la nube, de modo que siempre estén disponibles. De hecho, las empresas estarán obligadas a conservar estos datos durante al menos cuatro años, por si en algún momento estos fueran solicitados por una Inspección de Trabajo y Seguridad Social, por los propios trabajadores o los representantes legales.

Es posible que en las últimas horas también hayas escuchado que algunas empresas reclaman poder controlar el tiempo de trabajo efectivo de los trabajadores. Bueno, en realidad esto sí pueden hacerlo. La obligación legal es la de registrar la hora de inicio y de fin de la jornada, pero la empresa también puede registrar el tiempo de trabajo efectivo y los tiempos de descanso de las personas.

Las empresas deben tener en cuenta que esto puede hacerse de este modo, pero que los desplazamientos, por ejemplo, cuentan como tiempo de trabajo efectivo. Esto es importante tenerlo en cuenta en aquellos casos en los que, por las circunstancias o características del puesto, el trabajador deba desplazarse o desarrollar parte de su trabajo fuera de la oficina o la sede de la empresa.

Para estos casos resultan especialmente útiles las herramientas y aplicaciones que permiten a los empleados fichar a distancia, ya sea porque trabajan en campo o porque están teletrabajando. En la mayoría de casos, estos sistemas cuentan con herramientas de geolocalización que hacen más sencillo y efectivo el control de las jornadas por parte de las empresas.

Además, y tal como indica el artículo 35.5 del Estatuto de los Trabajadores, las organizaciones seguirán obligadas a registrar las horas extraordinarias de los trabajadores, más allá de que lleven el control de las ordinarias. Se trata de que sus jornadas de trabajo reales queden perfectamente registradas. 

Pero antes, las partes deberán ponerse de acuerdo

Para cumplir con el nuevo decreto ley no basta con habilitar los mecanismos que permitan realizar el control horario. Primero será preciso que la empresa lleve a cabo una negociación colectiva para llegar a un acuerdo sobre cómo se realizará el registro y de qué manera quedará almacenado.

En el caso de que la negociación no hubiera llegado a buen término antes del plazo indicado, no ocurrirá nada, puesto que la legislación no establece unos mínimos. Sin embargo, sí deberá poder justificarse la razón de la demora, en caso de existir, y documentar la buena predisposición de la empresa para la negociación con propuestas sobre la mesa.

Si no se produce ningún acuerdo, será la empresa la que podrá decidir de qué manera lleva a cabo el registro de la jornada laboral.

¿Y si una empresa no cumple con la nueva ley de control horario?

Evidentemente, las empresas que no cumplan con la obligación del control de horario se enfrentarán a una infracción grave en materia laboral, recogida en el artículo 7.5 de la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social. Las sanciones, en este sentido, pueden ser de grado mínimo (con multas de 625 a 1.500 euros), de grado medio (de 1.251 a 3.125 euros) y de grado máximo (de 3.126 a 6.250). Los importes no se multiplicarán por el número de trabajadores sobre los que no se haya elaborado el registro de la jornada, sino que la multa será un importe único.

¿Qué pasa con las personas que teletrabajan?

La nueva legislación no hace distinciones entre cargos, ni tampoco entre personas que trabajan en la oficina o que lo hacen fuera de la sede de la empresa, como puede ser el caso de los comerciales, los técnicos de campo o los profesionales que teletrabajan. Sus jornadas laborales también tendrán que ser registradas, de modo que es importante que las empresas con este tipo de realidades elijan sistemas de registro o tecnologías que garanticen a las personas fichar desde cualquier lugar, a través de tecnologías de geolocalización, que permitan llevar un buen control de sus jornadas efectivas. [4 claves para la atracción y retención de talento]

Esta el la Guía que ha publicado el Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social sobre el control horario laboral en España

¿Quiénes no están obligados al registro de la jornada laboral?

Lo cierto es que según la propia legislación, no todos los empleados están obligados a fichar. El personal reconocido como de ‘alta dirección’ no tiene la obligación de fichar. Lo mismo ocurrirá con aquellos trabajadores que, aunque no estén dentro de esa categoría, tengan pactado con la empresa un régimen de libre disponibilidad en el trabajo o que, por contrato, deban tener ‘plena disposición horaria’ para la empresa.

Tampoco tendrán que fichar necesariamente los empleados que estén en un régimen específico, a tiempo parcial, trabajadores móviles, socios trabajadores de cooperativas o autónomos.

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