Excedencia voluntaria: qué debe saber tu empresa para gestionarla correctamente

En el ámbito laboral, una de las situaciones que más dudas genera dentro del departamento de Recursos Humanos es la solicitud de una excedencia voluntaria por parte de un empleado/a. Aunque se trata de un derecho reconocido en el Estatuto de los Trabajadores, no siempre está claro cómo debe gestionarlo la empresa, qué obligaciones existen y cómo afecta a la relación laboral.

Aclaramos los aspectos clave que toda empresa debe conocer para gestionar correctamente una excedencia voluntaria, desde los requisitos legales hasta las implicaciones organizativas y cómo anticiparse a posibles conflictos.

¿Qué es una excedencia voluntaria?

La excedencia voluntaria es una suspensión temporal de la relación laboral solicitada por el trabajador/a, sin necesidad de justificar un motivo concreto. Durante ese tiempo, el empleado/a deja de trabajar y de percibir salario, y la empresa no está obligada a reservar su puesto de trabajo, aunque sí debe tener en cuenta su derecho preferente al reingreso.

Este tipo de excedencia está regulado en el artículo 46.2 del Estatuto de los Trabajadores.

Requisitos que debe cumplir el trabajador/a

Para que la empresa esté obligada a conceder una excedencia voluntaria, deben cumplirse los siguientes requisitos:

– Antigüedad mínima: el trabajador/a debe tener al menos 1 año de antigüedad en la empresa.

– Duración: la excedencia voluntaria debe tener una duración mínima de 4 meses y una máxima de 5 años.

– Solicitud por escrito: es recomendable que el trabajador/a presente la solicitud de excedencia de forma escrita, indicando la fecha de inicio y duración deseada.

Importante: No es necesario justificar el motivo de la excedencia, salvo que se trate de una excedencia por cuidado de hijos/as u otros casos específicos con reserva de puesto (que son diferentes a la voluntaria).

Obligaciones de la empresa ante una excedencia voluntaria

La empresa no puede denegar la excedencia si se cumplen los requisitos mencionados. Una vez concedida, estas son las obligaciones clave:

– Formalizar la suspensión del contrato. La excedencia supone la suspensión temporal de la relación laboral. No hay despido ni baja voluntaria.

– No pago de salario ni cotización. Durante este tiempo, la empresa no paga el salario ni cotiza por el trabajador/a, salvo que se pacte lo contrario.

– Derecho preferente al reingreso. El empleado/a tiene derecho preferente a reincorporarse si hay una vacante en su mismo grupo profesional o categoría equivalente.

Ojo: No existe la obligación de reincorporarlo/a automáticamente ni de reservarle el mismo puesto. Solo hay que ofrecerle una vacante si existe. Si no la hay, se puede denegar justificadamente la reincorporación.

¿Cómo debe gestionarse la solicitud de excedencia voluntaria? Paso a paso

1. Recepción de la solicitud
   El trabajador/a debe enviar su petición por escrito (correo electrónico o carta firmada) con al menos 15 días de antelación, aunque no hay un plazo legal mínimo.

2. Revisión de condiciones
   Recursos Humanos debe comprobar que cumple los requisitos de antigüedad y duración, y registrar la solicitud.

3. Respuesta formal de la empresa
   La empresa debe responder por escrito aceptando la excedencia, confirmando la fecha de inicio y final, y explicando las condiciones del derecho preferente al reingreso.

4. Gestión en la Seguridad Social
   Se comunica la suspensión del contrato a través de los sistemas de la Seguridad Social para que no se generen cotizaciones durante ese periodo.

5. Seguimiento del periodo de excedencia
   Conviene mantener contacto con el trabajador/a para gestionar con tiempo una eventual solicitud de reingreso.

La reincorporación: derechos y límites

Al finalizar el periodo de excedencia, el trabajador/a puede solicitar la reincorporación. Aquí es donde surgen muchas dudas. Estas son las claves:

– Solicitud voluntaria. El trabajador/a debe pedir el reingreso por escrito.

– No hay reserva de puesto. Salvo en excedencias especiales (como por cuidado de hijos/as), la empresa no está obligada a readmitir automáticamente.

– Derecho preferente a vacantes. Si hay una vacante del mismo grupo profesional o equivalente, debe ofrecerse.

– Negativa justificada. Si no hay vacantes, la empresa puede rechazar el reingreso de forma justificada, pero debe comunicarlo por escrito.

– No reingresar ≠ despido: La falta de reingreso no implica despido ni indemnización si no hay plaza disponible.

Preguntas frecuentes en RRHH sobre la excedencia voluntaria

¿Puede un trabajador/a trabajar en otra empresa durante la excedencia?
Sí, salvo que exista un pacto de exclusividad o competencia desleal. En la práctica, muchos empleados/as aprovechan la excedencia para emprender, formarse o probar otro sector.

¿Puede solicitarse una prórroga de la excedencia?
No está prevista legalmente una prórroga. Si el trabajador/a desea ampliar la excedencia, debe solicitar una nueva. La empresa puede aceptarla o no, especialmente si ha superado el límite de 5 años.

¿Qué pasa si el trabajador/a no solicita el reingreso?
No pierde su derecho, pero si no se reincorpora tras la fecha de fin sin solicitarlo, la empresa puede entender que hay una baja voluntaria, según los casos.

¿Puede la empresa contratar a otra persona en su lugar?
Sí. Durante la excedencia, el contrato del trabajador/a está suspendido, por lo que puede cubrirse el puesto con otra persona sin compromiso de permanencia posterior.

Buenas prácticas para empresas en la gestión de excedencias voluntarias

1. Documentar cada paso. Todo el proceso debe quedar por escrito: solicitud, aceptación, condiciones, etc.

2. Incluir una política interna clara. Define plazos, formatos de solicitud, y condiciones de reincorporación.

3. Mantener comunicación fluida. Especialmente si el empleado es estratégico, mantener el contacto durante su excedencia favorece una buena reincorporación.

4. Planificar la cobertura del puesto. Valora si es mejor cubrir el puesto con un contrato temporal, reorganizar funciones o externalizar.

5. Valorar el talento de vuelta. Si el trabajador/a se reincorpora, su experiencia durante la excedencia puede aportar valor al equipo.

La excedencia voluntaria es un derecho legal que, si se gestiona correctamente, no tiene por qué generar conflictos. Para las empresas, contar con un protocolo claro y legalmente sólido es clave para mantener la transparencia, garantizar el cumplimiento normativo y proteger tanto los intereses de la compañía como los del trabajador/a.

Además, bien gestionada, una excedencia puede ser una oportunidad para reorganizar equipos, incorporar talento temporal y preparar el camino para una futura reincorporación enriquecedora. ¿Tu empresa tiene un protocolo actualizado para gestionar excedencias? Si no es así, es buen momento para diseñarlo y formar a los equipos de RRHH.

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