Todo lo que debes hacer en RRHH antes de marcharte de vacaciones

Antes de apagar el ordenador y desconectar tu teléfono móvil para marcharte de vacaciones tendrás que hacer unas cuantas cosas.

Sabemos que a mayor responsabilidad, más se reduce la capacidad de los empleados/as para apagarlo todo. Sin embargo, y aunque trabajes en RRHH (ese departamento de la empresa que nunca cierra por vacaciones), necesitarás tomarte un descanso y hacer todo lo posible para conseguir la desconexión digital.

Hoy queremos ayudarte a gestionar mejor tu marcha este verano (o en cualquier época en la que decidas descansar), con el objetivo de que nadie en la empresa pierda el rumbo y que tú puedas disfrutar de tus merecidas vacaciones sin sufrir por nada ni por nadie.

¿Cuáles son para nosotros las tareas que no puedes perder de vista? Te proponemos un total de siete.

1. Desarrolla una buena política de vacaciones

Este es un trabajo de todo el equipo, pero no debe quedar sin resolver. Ni para este, ni para ningún otro año. Desarrollar y comunicar una buena política de vacaciones resultará de gran ayuda para todos los empleados. A través de este documento, que además debe ser público y estar presente cada vez que se acerque un nuevo período vacacional, se especificará:

• El marco normativo de las vacaciones en la empresa, incluyendo legislación, convenio colectivo y normas propias de la organización.
• De qué manera deben realizarse las peticiones y en qué momentos del año.
• Si existe algún tipo de prioridad que personas y equipos deban conocer.
• Si está previsto un sistema de turnos, para dejar siempre posiciones cubiertas.

Al mismo tiempo, es recomendable crear una especie de FAQS o preguntas frecuentes para añadir a la política de vacaciones, en las que se resuelvan las preguntas de todos los años. De este modo, aunque tengas que invertir un poco más de esfuerzo este año, seguro que lo ves compensado. Nos referimos a preguntas de este estilo: ¿Qué son días laborables? ¿Y naturales? ¿Puedo hacer menos vacaciones y recibir una compensación a cambio? ¿Puedo pedir vacaciones fuera del verano? ¿Puedo pasar los días de vacaciones que me sobren al año siguiente?

2. Controla los procesos de selección abiertos antes de irte de vacaciones

Es posible que no todos los procesos de selección que ahora mismo están abiertos puedan cerrarse antes del verano. Esto significa que los candidatos/as estarán esperando hasta septiembre u octubre. Si quieres mejorar tu estrategia de captación, es imprescindible que los mantengas informados y lo hagas de la forma más natural posible. Ten en cuenta que esas personas estarán esperando una respuesta y puede que digan que no a otras ofertas de empleo sin saber si serán o no contratados. Por tanto, nosotros te diríamos que intentes cerrar aquellos procesos que están prácticamente resueltos para facilitar cuanto antes las incorporaciones y que te comuniques con aquellos candidatos/as cuyos procesos de selección no vayan a cerrarse en breve. Te lo agradecerán.

3. Automatiza todas las gestiones que puedas

Llegar de tu descanso vacacional y encontrarte con la bandeja llena de correos electrónicos repletos de peticiones no resueltas no es plato de gusto para nadie. ¿Hay procesos que puedan automatizarse? ¿Hay gestiones que puedan resolverse a través de software especialmente pensados para este fin? Pues no lo dudes. Si no es posible, asegúrate de delegar la gestión de estas peticiones a tus compañeros de RRHH o responsables de equipo. A tu vuelta ahorrarás mucho tiempo y recursos, pudiendo ponerte en marcha con los asuntos de tu día a día que de verdad son prioritarios. 

4. Resuelve y aclara procedimientos

Para esto también es interesante contar con unas FAQS que sirvan para aclarar qué hacer y cómo resolver cada procedimiento o gestión dentro de la empresa que tú no puedas resolver mientras estés de vacaciones. Esto no solo te vendrá bien ahora, sino que también te resultará de gran ayuda durante todo el año, aunque estés trabajando desde casa o en la oficina.

Esta información puede incluirse en el manual del empleado/a, para que todos los profesionales tengan puntos y personas de referencia, así como maneras de proceder y resolver cualquier gestión que deba realizarse dentro de la empresa: solicitar unas vacaciones, pedir una baja, solicitar material, pedir la reparación de un equipo, etcétera.

5. Gestiona con tiempo las solicitudes

Es bueno iniciar la gestión de las solicitudes de vacaciones al menos un mes antes de que empiece el período vacacional. Esto vendrá muy bien a los empleados, que pronto sabrán en qué semanas podrán descansar, pero también al equipo de RRHH, que podrá establecer turnos, considerar la cobertura de las vacantes y saber, en definitiva, qué personal tiene disponible ante cualquier contratiempo. No lo dejes todo para el último momento: es fácil que surjan problemas. ¡Necesitarás un margen para resolverlos!

6. Habilita un plan de emergencia en vacaciones

¿Qué sucede si se produce un contratiempo o surge un problema cuando tú no estás? Es importante tener a una persona de referencia en RRHH que pueda resolver la incidencia y operar con agilidad. También es vital que las personas de los distintos departamentos sepan con quién comunicarse y qué hacer si hay algún incidente o conviene resolver algo con inmediatez.

7. Comunícalo todo a tus equipos

Está muy bien que tengas todo esto en tu cabeza y en tu agenda, pero una vez lo hayas puesto negro sobre blanco, deberás comunicarlo a tus superiores y empleados. Redacta un correo electrónico que disipe cualquier duda y anuncia que a tu vuelta resolverás todas las peticiones pendientes. Recuérdales qué herramientas, procedimientos y personas de referencia tienen a su alcance para que tú puedas disfrutar de tus merecidas vacaciones, sin contratiempos.

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