Cómo gestionar ausencias inesperadas en el trabajo

Controlar el absentismo laboral es todo un desafío para las empresas. Que un trabajador/a abandone su puesto de trabajo de forma imprevista puede suponer toda una revolución en el desarrollo diario de la jornada y, además, si las ausencias son varias, constantes o prolongadas pueden afectar al rendimiento global empresarial a corto plazo. ¿Cómo gestionar ausencias inesperadas en el trabajo?

Lo cierto es que no podemos evitar que un empleado/a se enferme de repente, tenga una urgencia personal o que, simplemente, no acuda a su puesto laboral sin avisar. Pero lo que sí que debemos hacer es implementar soluciones efectivas para que su ausencia no afecte a las tareas, turnos, flujos de trabajo y producción. Te damos algunas estrategias que deberías aplicar para evitar la desestabilización que provoca y reducir el absentismo laboral de manera eficaz.

Estrategias para gestionar el absentismo laboral

El absentismo laboral es el abandono del puesto de trabajo y de todas las obligaciones relacionadas con él. Puede darse por diversas causas y estar justificado o no, pero en cualquier caso supone un agujero en la jornada laboral y una mayor carga para los compañeros/as. Además, al tratarse habitualmente de ausencias no previstas, la empresa no tiene margen de maniobra para cubrir esos puestos y continuar con sus funciones.

Con tal de minimizar todas estas consecuencias negativas, te damos algunas ideas con las que puedes comenzar a trabajar desde ya.

Política de ausencias

Establece una política de ausencias inesperadas para tu empresa en la que se defina claramente qué es una ausencia justificada y qué no. Las ausencias legítimas impredecibles más habituales son la enfermedad del trabajador/a o un familiar, incidentes en la vivienda, problemas personales que requieren una solución urgente, etc. En esta política interna debes explicar los procedimientos que hay que seguir para reportar una ausencia, a quién informar y por qué vía.

Puedes pedir un justificante de la ausencia y llevar un registro de las horas o días que el empleado/a no ha acudido a su puesto por dicho motivo. Asegúrate de que todos los trabajadores/as estén informados/as sobre estas políticas desde su incorporación.

Si consideras que las ausencias son excesivas o cuentas con una plantilla muy numerosa, utiliza un sistema de gestión de recursos humanos para registrar y monitorear las ausencias y poder tomar decisiones en el futuro. En algunas ocasiones, las ausencias injustificadas pueden acarrear sanciones.

Mejora de la planificación estratégica

Con una buena planificación de los procesos y con equipos capaces de adaptarse a nuevos roles de forma inmediata, el impacto de una ausencia inesperada será menor. Partiendo de la base de que ningún trabajador/a debería ser imprescindible, cualquier empleado/a tendría que ser capaz de sustituir puntualmente a otro y combinar varias responsabilidades a la vez. Para ello, es conveniente tomar estas medidas:

• Formar a la plantilla en roles multidisciplinares.
• Desarrollar planes de relevo para puestos clave.
• Establecer tablas de prioridades con clasificación en base a niveles de urgencia para que ningún proceso esencial se quede sin cubrir.
• Fomentar la comunicación interna entre departamentos con aplicaciones de comunicación instantánea.
• Utilizar software de gestión de procesos y proyectos colaborativos para reasignar rápidamente el trabajo pendiente.
• Premiar u ofrecer incentivos a empleados/as en caso de tener que alargar su jornada.
• Actualizar la planificación y revisarla si la ausencia se alarga.

Gestión del cuadrantes de turnos

Una buena gestión y planificación de los cuadrantes de turnos rotativos consigue sincronizar las necesidades de la plantilla con las de la compañía. Es importante buscar el equilibrio para que todos los empleados/as estén satisfechos y no les perjudique en su vida personal ocupándose de posibles incidencias que les puedan surgir.

Asimismo, cada trabajador/a tiene que conocer con antelación el cuadrante y este debe estar de forma visible para toda la plantilla. Igualmente, se debe contemplar quién o quiénes cubrirán ese turno ante una ausencia inesperada, si se contará con otro trabajador/a o serán los posteriores o anteriores quienes alargarán la jornada. Para una mejor coordinación, en los software de gestión de turnos se acostumbra a incluir una pestaña para registrar el absentismo, la duración y la causa.

Fomento de la conciliación y la flexibilidad

Con políticas de flexibilidad horaria y la posibilidad de acogerse al teletrabajo cuando el empleado/a lo necesite, muchas de las ausencias inesperadas más comunes pueden reducirse. Conciliar mejor la vida laboral con la personal conduce a que puedan disponer de tiempo para asuntos propios sin que se vea afectada su jornada laboral ni perjudicar a otros compañeros/as. Por ejemplo, un padre o madre puede trabajar desde casa si su hijo/a está enfermo y no tener que abandonar su puesto de forma repentina.

Contratación temporal

En situaciones muy concretas y de emergencia es de utilidad tener una lista de colaboradores externos con los que contar. Profesionales freelance, agencias de trabajo temporal, subcontratas o nuevos empleados/as con contrato de duración determinada o temporal pueden ayudar a salir del bache con éxito. También es posible contactar con empresas del mismo sector para compartir la carga de trabajo y así crear sinergias. Sin embargo, estas soluciones suelen implicar unos gastos imprevistos que hay que valorar.

Como vemos, muchas veces las ausencias inesperadas obligan al empresario/a a ser creativo/a y flexible para poder dar una solución rápida y eficiente al problema. Planificar con antelación y poder prever esas ausencias es la mejor estrategia a aplicar.

PUBLICAR OFERTA