¿Sale más rentable contratar a un empleado/a o externalizar?

Todos los empresarios/as y sus departamentos financieros se han hecho alguna vez la pregunta que encabeza este artículo, sobre todo en picos de trabajo, cuando tienen que controlar costes o cuando deben afrontar tareas en las que la compañía no es experta. Externalizar o subcontratar –outsourcing en inglés- es una tendencia creciente y una estrategia que tiene muchas ventajas y algún que otro inconveniente.

Así pues, nos planteamos: ¿sale más rentable contratar a un empleado/a o externalizar? Iremos paso a paso para dar respuesta a todas las dudas y llegar a una conclusión clara.

Conceptos básicos sobre externalizar

Comencemos por el principio, ¿qué entendemos cuando hablamos de externalizar? Se trata de la contratación de los servicios de una empresa externa o de un profesional independiente para que se ocupe de gestionar una parte de la compañía. Hoy en día es posible externalizar casi todo ya que existen proveedores que cubren desde las necesidades más generalistas a las más específicas.

Además, el outsourcing no es solo cuestión de grandes empresas sino que las PYMES y los pequeños autónomos y emprendedores/as también pueden sumarse a esta opción. Con la externalización, la empresa solo tiene que elegir el proveedor, encargar el trabajo con las indicaciones correspondientes y pagar la factura.

La subcontratación de servicios o de bienes puede venir motivada por varias circunstancias:

• Aumento del volumen de trabajo. En este caso la necesidad de contratar a un empleado/a o de subcontratar fuera se pone sobre la mesa.
• Necesidad de minimizar costes. Muchas veces es más económico contar con una empresa externa que contratar a alguien nuevo/a o tener a todo un departamento ocupado en unas funciones que no les corresponden.
• Buscar la especialización. Existen algunas tareas para las que los empleados/as no están lo suficientemente actualizados ni cuentan con los recursos adecuados por lo que buscar una empresa del nicho en cuestión puede ser una solución.

Como ejemplos, algunos de los servicios en los que es más común la externalización son: la contabilidad mediante una gestoría, los servicios de IT, el diseño gráfico, elementos de producción, la mensajería, el mantenimiento de sistemas o de instalaciones, la limpieza y los servicios de Recursos Humanos. 

No obstante, hay algunos servicios y productos que no sería recomendable externalizar como todos aquellos que tengan que ver con el core business de la empresa, con su propuesta de valor, identidad o con su ventaja competitiva.

Aspectos a tener en cuenta sobre contratar vs. externalizar

Antes de pensar en los pros y contras de contratar vs. externalizar es importante que como empresario/a nos hagamos estas preguntas:

• ¿Qué tipo de servicios necesito? ¿En qué áreas?
• ¿La carga de trabajo o funciones que quiero cubrir son asumibles por la plantilla?
• ¿Tenemos los conocimientos adecuados para ese servicio o productos?
• ¿Necesitamos un empleado/a o un tercero/a de forma presencial?
• ¿Queremos una solución rápida y efectiva a corto plazo?

Con estas respuestas ya empezaremos a ver un poco más claras qué va a ser más rentable si contratar a un trabajador/a o externalizar las funciones.

Ventajas de externalizar

A continuación analizamos las ventajas de externalizar y también sus inconvenientes para que se puedan valorar todas las posibilidades antes de tomar una decisión. Cabe destacar que las estrategias de outsourcing deben ser estudiadas al detalle tanto en presupuesto como en objetivos para conseguir sacarles el máximo partido.

Enfocar esfuerzos

Encomendar una tarea propia de la empresa a terceros permite que los departamentos de la compañía se centren en sus responsabilidades, siendo más productivos y competitivos. Asimismo, esto provoca que puedan enfocarse en sus puntos fuertes y habilidades propias.

Apuesta por la especialización

Puesto que no en todas las empresas es posible contar con departamentos que abarquen la totalidad de las necesidades actuales y futuras, la externalización es una alternativa para elegir expertos en determinadas áreas. En este sentido, hay que invertir tiempo en realizar una buena selección de colaboradores para que el compromiso sea exitoso. 

Sustitución de gastos fijos por variables

Mientras que contratar a un empleado/a en plantilla supone unos costes fijos a tener en cuenta a largo plazo, al externalizar minimizamos la inversión financiera con presupuestos cerrados y un límite temporal. Además, los costes de la gestión del personal desaparecen.

Se adapta a todos los presupuestos

En todos los sectores hay multitud de proveedores que podrán hacer el trabajo por lo que es posible estudiar la propuesta más rentable en base a costo beneficio. Por otro lado, la propuesta puede ser escalable en base a los resultados que se vayan consiguiendo.

Evitar costes de formación

Si en lugar de contratar a un empleado/a decidimos externalizar a otra empresa o un freelance, nos ahorramos los costes de formación que supondría la incorporación de ese nuevo trabajador/a. También aseguramos la no continuidad sin apenas gastos si el acuerdo no llega a ser satisfactorio.

Inconvenientes del outsourcing

Como no todo son ventajas, esta alternativa también tiene puntos en contra que es importante tener en cuenta. Estos son los principales inconvenientes del outsourcing:

• Sacar de la empresa algunas funciones puede hacer perder la esencia así como generar dependencia de los proveedores.
• El traspaso de información y las indicaciones tienen que ser detalladas y hay que ejercer un control adecuado de todos los pasos. 
• Requiere de un esfuerzo en encontrar los mejores colaboradores y en negociar los precios.
• Pérdida de inmediatez en cuanto a peticiones y/o modificaciones.
• Las empresas externas no acostumbran a tener el mismo grado de implicación con el proyecto que sí tiene un empleado/a interno/a.

Ventajas de contratar a un empleado/a

Contratar supone una serie de costes que deben ser rentables, por lo que la clave está en saber si vale la pena para el objetivo y situación financiera de la empresa. Aún así, ¿sale más rentable contratar a un empleado/a o externalizar? Estas son algunas de las ventajas de contratar a un empleado/a.

Mayor compromiso

Integrar a un nuevo trabajador/a en plantilla supone un valor seguro en cuanto a fiabilidad y compromiso, difícilmente comparable a un colaborador/a externo/a. La implicación y motivación para llevar a cabo el trabajo serán mucho mayores por lo que es un factor a tener en cuenta si la tarea para la que se necesita ayuda es un pilar para la empresa.

Disponibilidad horaria

Al contratar a un empleado/a este adquiere la obligación de estar disponible durante su jornada laboral, ya sea presencial o en remoto. De este modo, la capacidad de reacción es más rápida sin tener que mediar llamadas ni emails. Además, puede seguir órdenes e interactuar con otros departamentos de forma más fluida y flexible.

Capacidad de adaptación

Un nuevo empleado/a puede moldearse a la forma de trabajar del resto del equipo, cumpliendo con las exigencias y formándose en nuevas habilidades para cubrir futuras necesidades. De hecho, entender la contratación como una inversión es un punto positivo para optar por esta modalidad.

Inconvenientes de contratar

Como hemos comentado, contratar tiene bastantes inconvenientes en lo que respecta a los gastos, pero también en otros puntos:

• Tienes que tener en cuenta los costes de contratación y de onboarding así como los gastos contractuales.
• Supone una inversión de tiempo y dinero en el proceso de selección para encontrar al candidato/a óptimo/a para el puesto.
• Se necesita de un tiempo de aprendizaje hasta que su incorporación sea 100% rentable.
• Hay que adaptar el espacio de trabajo y facilitar todo lo imprescindible para realizar las tareas que se le asignen.

Conclusiones: cuándo optar por la externalización

A la pregunta ¿sale más rentable contratar a un empleado/a o externalizar? no existe una respuesta única puesto que depende del contexto específico de la empresa y del tipo de trabajo y necesidades en cuestión. Eso sí, podemos decir que si se requiere ayuda por un tiempo limitado y la compañía no cuenta con los recursos y conocimientos suficientes sobre la materia, externalizar puede ser una buena solución y notablemente más rentable. En todo caso, lo recomendable es realizar un análisis detallado de costes y beneficios, así como considerar factores estratégicos como la necesidad de control y flexibilidad, antes de tomar una decisión.

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