¿Cómo hacer onboarding con empleados/as que teletrabajan?

El onboarding (o programa de bienvenida) es un momento clave tanto para el nuevo empleado/a como para la empresa. De una buena primera impresión depende – en gran medida – la ilusión e implicación del trabajador/a así como su compromiso con la compañía a largo plazo. Además, si empieza con buen pie y de forma guiada y asesorada tendrá un aprendizaje más rápido y logrará una mejor integración en la cultura empresarial.

Por este motivo, los departamentos de Recursos Humanos implementan desde hace unos años programas de onboarding cada vez más completos y personalizados con el objetivo de retener el talento y minimizar la rotación de personal. Ahora bien, el plan de bienvenida en la oficina o en cualquier puesto de trabajo presencial es sencillo de ejecutar pero… ¿cómo hacer onboarding con empleados/as que teletrabajan?

Aunque las Encuestas de Población Activa (EPA) del 2023 indicaron que el teletrabajo fue disminuyendo con una clara vuelta a la presencialidad, todavía son muchas las empresas que aplican soluciones 100% remotas a su plantilla, especialmente las compañías transnacionales que contratan talento global. Además, según InfoJobs casi dos tercios de los trabajadores españoles dan mucha importancia a la flexibilidad horaria por lo que se prevé que el teletrabajo se asiente completamente también en nuestro país. 

Entonces, si incorporamos un empleado/a al equipo que va a trabajar de forma totalmente remota, ¿cómo podemos darle la bienvenida correctamente y enamorarle en esos primeros días o semanas? La clave está en aplicar las mejores estrategias de onboarding digital.

¿Qué es el onboarding digital?

El onboarding digital es un programa de bienvenida a un nuevo empleado/a que trabaja de forma remota y, por tanto, se desarrolla digitalmente. Este plan dura desde el primer día de trabajo hasta las primeras semanas e incluso hasta la finalización del periodo de prueba. El objetivo es acompañar y guiar en el trabajo, motivar, enseñar cómo funciona la empresa, presentar al equipo y promover los valores de la compañía. En definitiva, el onboarding digital es una inversión para la satisfacción del empleado/a pero también para reducir la rotación y los gastos que esta conlleva. 

El primer día de trabajo suele conllevar nervios y dudas pero hacerlo detrás de una pantalla supone un gran reto para los implicados/as. Por eso, el onboarding digital debe estar estrictamente planificado para cumplir con todos los objetivos poniendo el foco en las necesidades del trabajador/a de la forma menos fría posible. Solo de este modo se conseguirá una buena conexión desde un primer momento. 

Consejos para un buen onboarding a empleados/as que teletrabajan

Una bienvenida bien programada y a la altura de las expectativas implica mucho más que hacer las presentaciones, crear la cuenta de email, facilitar un ordenador u ofrecer algunos tutoriales online. Para lograr que el trabajador/a a distancia se sienta parte de la empresa desde el primer minuto hay que entregarse a esta misión, personalizando las estrategias y dedicando tiempo y recursos. Veamos algunos consejos para un buen onboarding a empleados/as que teletrabajan. 

Establecer un canal de comunicación directo

En primer lugar, aunque estamos plenamente acostumbrados/as a las videollamadas, esta herramienta resulta algo fría para los primeros encuentros por lo que es bueno intentar combinarla con llamadas de voz y mensajes por alguna aplicación de mensajería interna. Además, desde el primer minuto hay que dejar claro al nuevo empleado/a cuál es la forma de comunicación para los distintos asuntos y dependiendo de la prioridad o urgencia de la tarea. Sobre todo también es importante que sepa a quién dirigirse y que cuente con un/a guía o mentor/a dentro de la empresa para las primeras semanas. De este modo, se sentirá plenamente cómodo de escribir/contactar/llamar cada vez que lo necesite rompiendo las barreras de la distancia.

Utilizar un software para el onboarding

Por otro lado, los software de Recursos Humanos ya cuentan con aplicaciones para la gestión integral del onboarding digital en el que se planifica todo el proceso de incorporación de un trabajador/a, desde la burocracia y papeleo hasta el desarrollo de las tareas. Además, con la integración de la Inteligencia Artificial en RRHH estas herramientas permiten un gran ahorro de tiempo y recursos. Eso sí, supervisarlas y darles una perspectiva humana y cercana es clave para que la experiencia sea exitosa. 

Analizar el carácter del nuevo empleado/a

Adaptar el proceso de onboarding a las necesidades individuales de cada empleado/a que teletrabaja puede marcar la diferencia. Durante el proceso de selección se debe comprender sus antecedentes laborales, habilidades y expectativas para luego personalizar el programa de incorporación en consecuencia. Conectar a través de una pantalla tiene sus desafíos por lo que empatizar con lo que cada trabajador/a espera y necesita es esencial. De este modo sabremos si busca relaciones cercanas con el equipo, si es tímido/a o si le cuesta tomar la iniciativa. 

Adaptar la bienvenida al rol

Por otro lado, el proceso de bienvenida será distinto dependiendo del rol que ocupe el trabajador/a. Si la incorporación ocupa un puesto directivo o con responsabilidad, el onboarding tendrá que estar enfocado a que pueda demostrar su liderazgo al equipo desde el primer instante mediante reuniones de equipo y presentaciones. Si se trata de un puesto intermedio tendrá que integrarse de forma colaborativa y horizontal.

Calendarización y asignación de tareas 

Una de las bases de un onboarding digital exitoso con teletrabajo es que el empleado/a tenga muy claras sus funciones, tareas asignadas, quienes son sus responsables y el calendario que se maneja en toda la compañía. Saber qué se espera de él es muy necesario cuando hay distancia en el equipo, así podrá organizarse mejor y manejar sus tiempos. Para ello, si no se dispone de un software de Recursos Humanos, son muy útiles las aplicaciones de planificación de equipos como Trello o Asana.

Crear un manual de recursos

Con toda la información anterior, hay que crear un manual práctico para el trabajador/a en remoto (que se puede ir personalizando en cada nueva incorporación) en el que se incluya desde los usuarios y contraseñas hasta el calendario, horarios, organigrama, contactos, rutinas habituales de la plantilla y procesos más comunes. También es posible añadir instrucciones de las tareas, tutoriales, enlaces para ampliar información y lo que se considere que sea de utilidad para el correcto desarrollo del rol.

Enviar un kit de bienvenida

Aunque pueda parecer una tontería enviar un kit de bienvenida a los nuevos empleados/as a casa es un detalle que mejora muchísimo la experiencia de incorporación, sobre todo en remoto. En esta caja se pueden incluir artículos de oficina, merchandising, libros relevantes, tarjetas de agradecimiento y tal vez algunos dulces o pack de gastronomía típico de donde sea la compañía. Esto les hará sentirse valorados/as y bienvenidos/as desde el primer día.

Así pues ya sabes un poco más cómo hacer onboarding con empleados/as que teletrabajan evitando que la distancia perjudique en los objetivos de la empresa y la motivación del nuevo trabajador/a.

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