Herramientas útiles para fichar y cumplir con la ley de control horario

Volver a fichar como antes no es una idea que haya seducido a demasiados profesionales y empresarios. Ya sabes que desde el pasado 12 de mayo, las empresas tienen la obligación de registrar las jornadas de sus trabajadores para cumplir con la ley de control horario. Y aunque a muchos se les haga una montaña, el Real Decreto Ley 8/2019 que regula esta obligatoriedad ha de servir para proteger a las personas de la precariedad laboral en las jornadas de trabajo.

¿Sabías que más de la mitad de las personas que hacen horas extra no las cobran y que ni tan siquiera cotizan por ellas? Lo dice la última Encuesta de Población Activa (EPA), que señala que en España hay un total de 797.000 trabajando fuera de las horas etiquetadas como ordinarias.

El caso es que, con la implantación de esta nueva ley de control de horario, las empresas se verán obligadas a instalar sistemas y usar herramientas que les permitan llevar el registro de la hora exacta de entrada y salida de cada una de las personas de su equipo.

¿En qué consiste la nueva ley de control horario que obliga a fichar?

El Real Decreto Ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo recoge la obligatoriedad, por parte de empresas y trabajadores, de registrar la jornada laboral. Esto incluye, como mínimo, la hora de entrada y de salida, para que de este modo sea posible tener negro sobre blanco el total de horas realizadas en la empresa.

Del lado de los profesionales, esta es una iniciativa que les ayudará a conocer de manera exacta la duración de sus jornadas y al mismo tiempo registrarlas. En el de los empresarios, más de lo mismo: ahora sabrán de manera concreta cuánto tiempo pasan en la oficina las personas que trabajan en su empresa, lo que sin duda puede garantizar que todo el mundo cumpla con el horario estipulado y que si se hacen horas extra, estas sean debidamente remuneradas. [GUÍA: Nueva ley de control de horario, todo lo que debes saber]

Multas que deben de pagar las empresas en caso de no cumplir con la ley

Las empresas están obligadas a cumplir con la ley de control horario desde este mes de mayo. No obstante, antes de poner en marcha herramientas que permitan a las personas que trabajan en ellas las horas de entrada y de salida, las empresas tendrán que llevar a cabo una negociación colectiva para llegar a un acuerdo sobre cómo hacerlo.

Aquellas empresas que no estén aplicando el registro horario desde el 12 de mayo no serán multadas, pero tendrán que haber demostrado hacer todo lo posible para llegar a un acuerdo. Si finalmente no lo consiguen, será la empresa la que podrá decidir cómo y con qué herramientas hacer el control horario.

Eso sí, las organizaciones que no cumplan con la ley incurrirán en una infracción grave. Esta queda recogida en el artículo 7.5 de la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social. Las empresas podrían tener que pagar multas de grado mínimo (de 625 a 1.500 euros), de grado medio (de 1.251 a 3.125 euros) y de grado máximo (de 3.126 a 6.150 euros). Estos importes no se multplicarán por el número de personas que trabajen en una empresa, sino que se tratará de una multa con un importe único.

Herramientas que pueden utilizar tanto grandes como pequeñas empresas

Si bien hay muchas formas de realizar el control horario (incluso manuales, a través de un Excel), lo más recomendable es contar con una solución que pueda garantizar el cumplimiento de la ley. Tanto a la hora de registrar las horas de entrada y salida del equipo humano de la empresa, como en la de mantener esta información almacenada durante al menos cuatro años, que es el tiempo de obligado cumplimiento, por si en algún momento se produjera una inspección. En cualquier caso, estos datos solo serán accesibles para los responsables autorizados de la empresa y, lógicamente, por los profesionales.

Pero, ¿qué opciones tenemos a nuestro alcance? Lo cierto es que hay muchas herramientas de pago, que garantizan a las empresas cumplir con la legislación y además, hacerlo de una manera cómoda y sencilla. Basta con bucear un poco por la red para localizar unos cuantos servicios que nos pueden ayudar a cumplir con la ley.

• Woffu, nacida en principio para controlar y gestionar las vacaciones de los profesionales, que también ofrece a las empresas la posibilidad de gestionar las presencias y ausencias. La plataforma lleva a cabo toda la gestión en la nube, de modo que los datos están disponibles, siempre y en tiempo real, tanto para el equipo de Recursos Humanos como para los profesionales. Los datos se conservan durante todo el tiempo y es la propia empresa, Woffu, la que se encarga de llevar a cabo la instalación de todas las herramientas necesarias para fichar, ya sea a través de biometría, con tarjetas de identificación u otras tecnologías.

• BeeBole es otra de estas plataformas que ofrece la posibilidad de registrar la hora y la entrada de manera sencilla, desde el ordenador, la tableta o un dispositivo móvil. De este modo, se solucionan un par de cuestiones importantes: por un lado, la conservación de los datos de manera indefinida y respetando la LOPD; por el otro, la posibilidad de fichar desde cualquier lugar y no solo desde la oficina. Esta es una opción a considerar por todas aquellas empresas que tengan equipos trabajando en el exterior, con técnicos de campo, comerciales o que estén aplicando el teletrabajo de manera efectiva.

• IntraTime, garantiza el cumplimento de la ley, también para profesionales con jornadas a tiempo parcial o con movilidad por carretera. Otra cuestión, que también tienen en cuenta herramientas como Woffu o BeeBole, tiene que ver con el fichaje geolocalizado, con el que los equipos pueden ser ubicados, aunque ese día no trabajen desde la oficina.

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