Employee Journey Map: ¿por qué toda empresa debería tener uno?

El Employee Journey Map es la hoja de ruta de la experiencia del talento en tu empresa, que puede ser muy útil a modo de guía que para potenciar su mejora continuada y para detectar posibles correcciones a aplicar.

Es muy recomendable, incluso necesaria, en un tiempo en el que el equipo humano es el principal elemento diferenciador entre compañías.

En este sentido, necesitas herramientas para analizar al detalle el recorrido diario de los profesionales de tu compañía, mejorar su experiencia y favorecer su buen desempeño y su incremento de la productividad. Todo ello te ayudará a su retención.

En qué consiste esta hoja de ruta

Usando técnicas similares a las que se aplican en el customer journey map, desde Recursos Humanos puedes extrapolar los conceptos al estudio de estas experiencias en el viaje de cada profesional de la organización.

En este sentido, el employee journey mapping consiste en el análisis y posterior representación visual de la experiencia de la persona en la compañía. Se suele iniciar en el momento en el que un profesional muestra su interés por una oferta laboral, siendo todavía un trabajador potencial, hasta que se marcha de la empresa.

Para ello, puedes hacer un análisis más o menos elaborado, en función de si quieres evaluar la experiencia general de las personas que trabajan en tu empresa o bien la de un perfil concreto.

El principal objetivo del employee journey map es comprender cómo mejorar la experiencia de tu equipo humano, pudiendo responder a preguntas como por ejemplo:

• ¿Cómo es su primer día en la compañía?
• ¿Qué se le explica en su onboarding y cuánto dura?
• ¿Qué etapas vive en la empresa y qué sentimientos tiene al respecto?
• ¿Cuáles son los problemas que experimenta en su trabajo diario?

Generalmente, las grandes fases de la vida de una persona en la empresa que se utilizan para el análisis son:

• Captación: cuando la empresa está en proceso de captar al futuro empleado.
• Onboarding: cuando el profesional se incorpora y se inicia su proceso de adaptación.
• Desarrollo: cómo la persona se desarrolla en la compañía, qué puestos ocupa a lo largo de su carrera en la misma, qué hitos consigue, qué obstáculos debe superar, etcétera.
• Retención: qué motiva a un profesional para quedarse en la empresa, qué le desmotiva, etcétera.

Después puedes desglosar en cada fase todo lo que necesites. Unas líneas más adelante veremos un ejemplo al respecto.

Touchpoints

Un concepto importante son los touchpoints o puntos de contacto. Se trata de aquellos espacios en los que la empresa interactúa o puede interactuar con el trabajador.

Analizando tanto la experiencia del profesional como los touchpoints, puedes desarrollar planes de mejora de dicha experiencia y de optimización de la comunicación que la organización realiza con respecto a su plantilla.

Se trata, pues, de trasladar todas estas cuestiones a una representación visual de tipo one sheet, en una sola hoja. El objetivo es que se pueda visualizar claramente la experiencia del profesional, teniendo en cuenta todos los aspectos analizados y las vías de mejora.

Del mismo modo, puedes poner este trabajo en conexión con otros mapas, detectando y destacando las diferentes relaciones de interdependencia dentro del equipo. Así, puedes ver con claridad cómo determinados cambios podrían afectar a todo el conjunto y tomar decisiones con un enfoque holístico.

Poner en el centro a la persona permite detectar aquello que fortalece y debilita su desempeño y añadir valor donde se necesita, mejorando los resultados y la productividad. Ese valor es trasladado de manera directa a toda la compañía, su reputación y sus clientes.

Cómo se pone en práctica

Objetivamente, no es algo que se pueda implementar de inmediato. Requiere un periodo extenso de análisis y diseño para que lo puedas aplicar con efectividad y que te lleve conclusiones productivas.

A la vez, es necesario que previamente hayas explicado claramente sus beneficios al grupo, con el objetivo de implicarles en caso de que sea necesario aplicar modificaciones en sus rutinas diarias y formas de colaboración.

Mediante el diseño, se llega a una plantilla que ofrece un itinerario con los diferentes ítems por los que pasa el profesional, que son importantes para recabar la información. Esta incorporación de la información puede recogerse de forma automática en algunos procesos y en otros ha de ser introducida o proporcionada por el propio profesional.

Ejemplo:

Podemos utilizar la fase de captación para explicarlo. Aquí tendrías las siguientes subfases:

• Detección de la necesidad de perfil de profesional a captar. En esta fase todavía no hay interacción con el potencial empleado.
• Búsqueda de profesionales. Es el punto en el que te centras en encontrar al talento adecuado. Te recomendamos centrarte en qué canales utilizas para contactar a quienes buscas tú proactivamente, cómo creas la oferta de empleo y dónde la publicas, qué tono utilizas en la comunicación, etcétera Concretamente, te sugerimos analizar cómo vive esta experiencia el profesional.
• Aplicación. En este caso, puedes evaluar cuál es la experiencia del talento al inscribirse a tu oferta. Puedes centrarte en analizar si el proceso en cuestión es sencillo o complicado.
• Entrevista previa. Aquí podrías analizar la experiencia del aspirante ante tus preguntas, dónde se realiza, etcétera.
• Criba. En tu filtrado de solicitantes, puedes evaluar las comunicaciones que utilizas para notificar a las personas que han sido descartadas y también las que sirven para informar a quienes avanzan en el proceso.
• Entrevista final. Te recomendamos centrarte en cómo resuelves las dudas que tiene el aspirante, cómo comunicas los valores de la empresa y las expectativas concretas para el puesto.
• Selección definitiva del profesional. En este caso, te aconsejamos que evalúes cómo comunicas a la persona seleccionada que ha sido la elegida, cómo estableces y le comunicas los siguientes pasos, la fecha de inicio, etcétera.

Beneficios concretos de su utilización

Como hemos señalado, es una herramienta puede ser útil a todo tipo de empresas, ya que suele producir mejoras en productividad y calidad.

Esto se traduce en beneficios directos como:

• Retención del talento.
• Establecimiento de un canal de comunicación efectivo mediante la escucha activa.
• Aumento del rendimiento individual.
• Incremento de la eficacia del trabajo colaborativo.
• Reducción del estrés laboral.
• Mayor implicación del talento en la cultura de la organización.
• Favorecimiento de la competitividad de la compañía.
• Desarrollo de la reputación de la organización como empleadora o employer branding.

Conclusión

Analizar el flujo diario de trabajo de cada profesional en todos sus ámbitos es recomendable para toda organización. El Employee Journey Map es una herramienta específicamente orientada a interpretar el viaje del talento y conocer su día a día, con el objetivo de optimizarlo.

Aunque precisa de un periodo de adaptación y de la implicación de cada profesional para aplicar las correcciones necesarias, el Employee Journey Map suele aportar aspectos positivos que van desde la retención del talento hasta la mejora de la imagen de la compañía como marca empleadora.