¿Cómo rechazar a un candidato?

La incertidumbre es, según el Diccionario de la Real Academia Española, la ausencia de certidumbre. Esto es, la falta de certeza ante una situación determinada. No recibir ninguna respuesta es mucho peor que recibir una respuesta negativa: porque por lo menos hay respuesta. Certidumbre. Es lo que les sucede a los candidatos cuando no tienen noticias acerca del proceso de selección al que se han inscrito. Lo mismo que sienten cuando son descartados sin recibir explicación alguna, por breve o automatizada que sea.

Rechazar a un candidato no es tarea fácil. Cada vez que nos sumergimos en un proceso de este tipo en la empresa sabemos que tendremos que descartar a muchas personas, cuyas ilusiones de cambio o integración en un equipo suelen ser muy elevadas. Y como sabemos empatizar y ponernos en los zapatos de los demás, es normal que nos cueste comunicar la noticia. Nos olvidamos de que detrás de esa candidatura hay una persona esperando una respuesta. A menudo la razón está en las sobrecargas de trabajo, pero sea como sea, rechazar a un candidato de la manera idónea es clave para la estrategia de nuestra empresa.

¿Cómo decir que no a un candidato?

Nadie dijo que fuera fácil, pero rechazar a un candidato es una decisión que desde el departamento de Recursos Humanos debemos tomar muy a menudo. No podemos crear distintas vacantes para acoger varios perfiles, por mucho que nos gusten. Y a menudo, sobre todo en las fases finales del proceso, nos toca hacer de tripas corazón para decirle adiós a uno o varios candidatos que más nos gustaban para el puesto, sencillamente porque hay otro que tiene alguna habilidad, estudio o experiencia que encaja mejor con las necesidades del puesto.

De un tiempo a esta parte, además, hemos ido tomando conciencia de que el proceso de selección también es un momento idóneo para mejorar nuestro employer branding. Y que de cómo acabe para cada uno de los candidatos dependerá que nuestra empresa tenga una reputación más o menos buena, que esos profesionales sigan o no dispuestos a trabajar en nuestra casa en un futuro o que nos recomienden a otras personas para trabajar.

El momento de rechazar a un candidato es clave para poner el broche de oro a un proceso que no ha llegado a buen puerto para esa persona, pero que puede servir para sentar las bases de un futuro profesional en común. La mayoría quieren seguir recibiendo propuestas de empleo sobre nuevas vacantes que puedan surgir en la empresa. Pero que sientan eso dependerá de cómo haya funcionado el proceso de selección.

Rechazar a un candidato: cinco claves

Si tuviéramos que rechazar a un candidato, tendríamos muy en cuenta lo siguiente:

1. Mantener una comunicación fluida durante todo el proceso de selección

InfoJobs pone a tu disposición una herramienta para automatizar los mensajes cada vez que se modifica el estado de una candidatura. En el momento de rechazar a un candidato, puedes enviarle una de estas plantillas, intentando que sea lo más personal y cercana posible. Es una buena opción si tienes un flujo muy importante de inscripciones y necesitas descartar a muchos candidatos en cada proceso.

2. La hora de la verdad: rechazar a un candidato en las primeras fases del proceso

En las primeras fases del proceso de selección solemos hacer un cribado masivo, en el que es normal rechazar a muchos candidatos, especialmente aquellos que no cumplen los requisitos indicados en la oferta de empleo. Aquí puedes hacer uso de las plantillas que te indicábamos. Te facilitará mucho el trabajo y no estarás dejando sin respuesta a esas personas (decenas o quizá cientos).

3. Si la respuesta es por escrito, cuida las formas al detalle

Si vas a enviar un mensaje a los candidatos descartados, te recomendamos que aunque sea una plantilla, esté bien redactada. Cuida al detalle la gramática y la ortografía, puesto que además de ser una señal de respeto hacia esas personas, dirá mucho de tu imagen y credibilidad como empresa. 

4. Aprovecha para trabajar tu marca empleadora

El momento de rechazar a un candidato también puede servir (y debe) para comunicar tu marca empleadora. Usa estos mensajes (tanto si son a través de la plataforma como por correo electrónico) para mostrar aquello que haces, ya sea a través de tu web o las redes sociales. Crea un espacio en estas dedicado exclusivamente a mostrar cómo es tu empresa a los futuros empleados.

5. Haz una llamada telefónica

Esta es una acción muy recomendable al llegar al final del proceso de selección. Habitualmente nos quedamos con dos o tres candidatos que dan el perfil y que seguramente ya han pasado por una entrevista telefónica y, como mínimo, una entrevista personal. Estas personas serán conscientes de ello y estarán esperando una respuesta por tu parte. No avisarles acerca de cómo ha terminado el proceso, aunque sea para decirles que finalmente no han sido seleccionados, puede ser tomado como una falta de respeto y de consideración.

Haz una llamada telefónica: debes explicarle de primera mano el resultado del proceso y recordarle que, si lo desea, seguiréis teniendo en cuenta su perfil si surge una vacante en el futuro. Podéis aprovechar este momento para comentar lo sucedido.

Aunque cueste, este gesto ayudará a tu empresa a mejorar su marca empleadora y a consolidar una reserva de talento para el futuro, en el corto y medio plazo. En lo personal, poner en marcha estas dinámicas puede ayudarte a mejorar en comunicación y a cultivar tu asertividad.

¿Cómo agradecer a un candidato que no fue seleccionado?

Es difícil ponerse en contacto con una persona a la que, a priori, vamos a dar una mala noticia: que no ha sido seleccionado. Sin embargo, es nuestro debe hacerlo y dirá mucho de cómo la organización cuida a sus candidatos presentes y futuros. Por tanto, nuestra obligación será la de agradecer en todo momento la colaboración del candidato durante el proceso de selección, por el tiempo que ha invertido y por la ilusión depositada en el proyecto. Por tanto, para agradecer a un candidato que no fue seleccionado todo lo que ha aportado a la empresa, nosotros recomendamos lo siguiente:

• Realizar una llamada telefónica, siempre que sea posible, para comunicar la noticia al candidato y, por supuesto, darle las gracias por el tiempo y las ganas invertidas.
• Al mismo tiempo, sería conveniente que este agradecimiento quede por escrito, a través de un mensaje de correo electrónico, de Whatsapp o similar.
• En ese mismo mensaje, podemos destacar su valía como candidato y hacer que quede patente nuestro interés por conservar su candidatura, por si más adelante surgen vacantes adecuadas a su perfil

Es importante, en todo caso, que el candidato rechazado salga del proceso con un buen sabor de boca, sabiendo que la empresa ha respetado su candidatura y valorado muy positivamente su perfil como profesional, pese a haberse decidido por otro candidato.

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