10 tips para trabajar de manera efectiva con equipos globales en remoto

Cada vez más empresas cuentan con un equipo internacional que teletrabaja desde diferentes puntos del planeta. Una mayor integración en mercados y culturas diversas o el acceso a los mejores talentos son algunas de las ventajas pero también cuenta con retos importantes.

En este artículo afrontamos las dificultades de gestionar equipos globales en remoto y damos a los departamentos de Recursos Humanos de las empresas 10 tips para trabajar de manera efectiva y fomentar la comunicación, la confianza, la coordinación y la flexibilidad. Apunta todas estas estrategias y herramientas para mantener un equipo global remoto cohesionado y comienza a aplicarlas desde ya.

1. Un buen liderazgo

Diseñar equipos globales con orígenes, culturas y lenguas maternas distintas exige una cultura de empresa sólida que respete y potencie toda esa diversidad. Los responsables de contratación y de coordinación de equipos deben ejercer un liderazgo remoto poniendo atención a todos esos puntos y dando valor a todo lo que los empleados y empleadas pueden aportar a la empresa con sus diferencias. Para ello, desde el onboarding se debe fortalecer la integración laboral con transparencia, una buena comunicación y honestidad por todas las partes implicadas.

2. Fijar horarios comunes

Establecer el calendario laboral y los horarios de trabajo para cada miembro y/o departamento es una prioridad en los equipos globales en remoto. ¿Cómo nos organizarnos si un empleado/a trabaja en México, otro/a en India y otro/a en España? En primer lugar, hay que conocer el huso horario de cada zona donde están nuestros trabajadores y marcar unas franjas laborales. Después, se pueden integrar aplicaciones de reloj mundial que sirven para establecer horarios comunes para agendar reuniones online o llamadas. Algunas de estas apps son muy sencillas de utilizar y gratuitas como World Time Buddy, que se integra con Google Calendar.

3. Flujos de comunicación claros

Una vez que toda la plantilla global está informada de los horarios, hay que establecer cómo van a ser las vías de comunicación. Para eso hay muchas plataformas además del e-mail pero resulta esencial saber cuándo y cómo está disponible para los demás cada empleado o empleada. Desde la empresa es aconsejable crear niveles de importancia para las comunicaciones, es decir, proponer diferentes formatos en base a la situación de prioridad, urgencia, etc. y sus correspondientes respuestas. Por ejemplo, para peticiones corrientes se puede utilizar el e-mail, el calendario o documentos compartidos mediante cualquier software de gestión mientras que para respuestas urgentes es posible asignar apps de mensajería instantánea (WhatsApp, Telegram, Slack…).

Además, es fundamental agendar reuniones periódicas por equipos para establecer objetivos y analizar resultados. No obstante, está demostrado que las micro reuniones semanales (hasta diarias) de no más de 15 minutos sobre tareas concretas agilizan los proyectos. 

4. Software de gestión de equipos

Para trabajar de manera efectiva con equipos globales en remoto es indispensable uno o varios software colaborativos. El objetivo es poder trabajar todos juntos en cualquier tipo de tarea aunque estemos separados físicamente. 

Trello o Asana para organizar las tareas, asignarlas y compartir calendarios de proyectos pequeños y subproyectos, Jira para proyectos grandes, Google Workspace para compartir documentos, Figma para colaboración interactiva de equipos de diseño o Microsoft Teams, Zoom o Google Meet para reuniones virtuales son algunos ejemplos de software de gestión de equipos, pero en el mercado encontrarás muchísimos más. 

Si tienes dudas sobre qué software es más adecuado para tus flujos de trabajo y sector, analiza tus necesidades y prueba hasta dar con la mejor opción, más eficiente y productiva para tus requerimientos. Déjate guiar también por tus empleados/as, un equipo multidisciplinar global está más que acostumbrado a sacar partido a múltiples plataformas.

5. Implementar un EOR

Uno de los mayores inconvenientes de tener un equipo internacional es la obligación de adaptarse a la legislación y normas vigentes en materia económica de cada país. Por este motivo, es de gran ayuda para el departamento de RRHH contar con un software de EOR (Employer of Record / registro de empleados/as) en el que introducir todos los datos y que los contratos, nóminas, pago de impuestos y demás operaciones se realicen en base a los requerimientos legales correspondientes. Así, la empresa se liberará de papeleo y burocracia que no hará más que distraerle de sus objetivos reales.

6. Cuidar el entorno remoto del trabajador/a

Para asegurar el éxito y el compromiso del empleado/a en remoto, como empresa te tienes que asegurar de que cada miembro de tu equipo cuenta con los recursos tecnológicos idóneos. Debes facilitar las herramientas necesarias para desempeñar sus tareas desde el primer día y asumir algunos costes del teletrabajo. 

Además del e-mail y contraseñas básicas, en el kit de onboarding puedes incluir pequeñas guías de uso de las aplicaciones de gestión de proyectos, instrucciones de seguridad, contactos, valores corporativos, etc. Dar una buena primera impresión es clave también en los equipos en remoto.

7. Control de productividad

Con todo el equipo dispersado por el planeta es complicado establecer estrategias de control del tiempo y de la productividad. Si bien es cierto que cada vez más se tiende a valorar el rendimiento en base a objetivos y no a horas dedicadas, este parámetro es esencial para coordinar presupuestos y decidir dónde invertir más recursos.

Para llevar a cabo un seguimiento del trabajo, existen herramientas de time tracking que garantizan que los empleados/as trabajen de manera eficiente y que todos estén en la misma sintonía. Aportan información sobre cuánto tiempo se dedica a cada tarea, permiten reducir costes y optimizar los esfuerzos. ActiTIME o ActivityWatch son algunas de estas herramientas aunque en algunos software de gestión también se suelen incluir estos servicios.

8. Fomentar la flexibilidad

Una de las grandes ventajas del trabajo en remoto es la flexibilidad y es muy importante darle alas desde la compañía. La conciliación y el equilibrio entre la vida personal y la laboral tienen que ponerse sobre la mesa así como los beneficios respecto a la salud, las horas extra dedicadas, las vacaciones, los pluses o la salud mental. En la gestión de equipos globales debe definirse la postura de la empresa respecto a todos estos principios.

9. Formación continua

El mundo se mueve muy rápido y solo queda una opción: adaptarse. Por eso, en la gestión de equipos en remoto no existe el miedo al cambio y estar en constante evolución es una constante. Aprender unos de otros/as es tan importante como ofrecer una formación continua a los empleados/as para que estén al día de las tendencias y enriquezcan con ellas al resto del equipo. Con este beneficio, además, se logrará una mayor fidelización del trabajador/a y una mayor alineación con los valores de la organización así como una plantilla competente y a la altura de los mejores talentos.

10. Team buildings en remoto

Para terminar, no nos podemos olvidar de que aunque es probable que nuestros empleados/as no se conozcan personalmente, tienen que tender lazos para un mejor ambiente laboral. Si no es posible realizar convenciones o congresos anuales, tenemos que organizar eventos virtuales que les ayude a conocerse mejor y crear comunidad. Algunas ideas para llevar a cabo en momentos especiales son juegos de preguntas online, scape rooms virtuales u otras dinámicas de team building que potencien la empatía y la cohesión de grupo.

Al implementar estos tips para trabajar de manera efectiva con equipos globales en remoto, veremos cómo nuestra compañía fluye mucho más y los objetivos empresariales están más cerca de cumplirse. La comunicación transversal ayudará a crear un entorno inclusivo en el que será más fácil trabajar para todos los miembros.

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