Cómo comunicarte por escrito con un empleado/a cuando hay un problema

Dice la sabiduría popular que las palabras se las lleva el viento. Y es muy cierto. Cuando tenemos una conversación, sea en el tono que sea (y a no ser que alguien saque una grabadora), en principio no queda registrada. Por eso es tan importante que, ante un problema de carácter grave, seas capaz de comunicarte por escrito con un empleado/a. Es una buena manera de:

• Exponer claramente el problema que está sobre la mesa, con rigor y amplitud.
• Dejar negro sobre blanco lo sucedido y la intención de resolución.
• Contar con un historial que pueda ayudarnos a resolver problemas futuros.

Para hacerlo de la manera más acertada no es necesario tener un nivel excelso de redacción. Sin embargo, hay que mantener las formas, ser rigurosos y claros para que la comunicación sea todo lo fluida y efectiva que necesitamos. A continuación, vamos a darte algunas pautas clave sobre cómo una empresa puede comunicarse por escrito con sus empleados/as con éxito.

1. Evita redactar el documento en un momento de enfado

Del mismo modo que no es recomendable hablar con un empleado/a cuando estamos en plena espiral de nuestro enfado, tampoco es conveniente escribir. Deja pasar las horas (y si es necesario, los días) para crear un texto lo más objetivo posible, en el que no se mezclen sentimientos y emociones. El documento que quieres escribir no es un vómito ni un desahogo. ¡Nada de eso!

De hecho, si necesitas vaciar toda tu ira, crea un documento: escribe a tu aire, sin limitaciones de ningún tipo. Luego, tíralo a la papelera. Guárdalo si quieres, pero jamás lo envíes. La escritura te habrá ayudado en el propósito de desahogo y lo dejaremos aquí. En cuanto estés tranquilo/a, pasaremos a redactar el documento que hoy queremos ayudarte a elaborar.

2. Estructura el texto y documenta el problema

Es muy importante que antes de ponerte a escribir tengas bien presente la estructura del texto:

• Exposición del problema y documentación del mismo.
• Desarrollo de los inconvenientes o repercusiones originados por el problema.
• Solución propuesta o que se adoptará de forma pactada o unilateral.

A la hora de describir el problema hay que ofrecer al empleado/a un registro de todo aquello que ha influido en el asunto. Nos referimos a informes, hechos, horas y fechas concretas. No hay que divagar ni hacer apreciaciones personales, sino ceñirse a lo que ha pasado y hablar únicamente de ello. Imaginemos que Javier está llegando tarde todos los días a trabajar y que, a pesar de haberle advertido sobre sus faltas, sigue incumpliendo el horario de trabajo. Esto está repercutiendo negativamente en su rendimiento, puesto que no alcanza los objetivos, y en el de sus compañeros/as, que están asumiendo tareas que no les pertenecen.

Está claro que la documentación a aportar serán los fichajes registrados por nuestro sistema de control horario y nunca deberemos hacer apreciaciones del tipo: Javier es un irresponsable y un vago. También podríamos aportar, si las hay, las quejas de aquellos clientes que no han encontrado a Javier en su puesto de trabajo cuando le han llamado parar realizar consultas o exponer problemas.

3. La política de empresa: vaya siempre por delante al comunicarte por escrito

Es muy habitual que, después de haberle advertido en repetidas ocasiones, un trabajador/a piense que le tenemos manía o que vamos a por él. Intenta que nada de eso pueda desprenderse del texto que redactas. En el documento que le hagas llegar, la política de empresa siempre tiene que ir por delante. Cita directamente los artículos del código disciplinario de la empresa y, si es posible, aporta una copia del mismo. De este modo, no tendrá excusa para ratificar que, en efecto, ha incumplido de manera objetiva las normas de la empresa.

4. Comunicarte por escrito con propuestas reales de mejora

Una vez expuesto el problema, vayamos a por las propuestas de mejora, que merecen un espacio generoso en tu texto y aunque hayas sido claro y certero en los anteriores apartados, aquí tienes que esforzarte por serlo al máximo. ¿Qué te recomendamos?

• Establecer claramente en qué se espera que esa persona mejore o cambie de actitud.
• Desarrollar por puntos por qué se valorará especialmente que así lo haga.
• Dejar cristalinas cuáles serán las consecuencias de no mejorar o cambiar.

Esto significa que si hay que hablar de despido, se hace. Lo más importante es que al empleado/a no le queden dudas sobre qué hacer y qué no hacer y persista en una actitud de pasotismo o se produzcan malentendidos por no habernos comunicado lo suficientemente claro por escrito.

5. Entrega la comunicación por escrito en persona y con testigos

En cuanto tengas elaborado el documento escrito, te recomendamos entregarlo en persona y con un testigo que pueda confirmar que la reunión se ha llevado a cabo. Es fundamental que elabores dos copias del documento redactado: una para la empresa y una para el empleado/a, y que estas se firmen en una fecha concreta.

En tu discurso, lo más recomendable es que verbalices aquello que has expresado por escrito, para así poder responder a cualquier duda por parte del empleado/a. Ten a mano toda la documentación que te sirva para contrastar tus argumentos ante sus objeciones. Crea un clima de calma, favorable y de diálogo para llegar a una solución positiva para ambas partes. Es la clave que complementará tu buena comunicación por escrito.

PUBLICAR OFERTA