Facturar sin ser autónomo/a: ¿merece la pena para las empresas?

No es extraño que una empresa se lo pregunte, porque cada vez son más los trabajadores/as que exploran ser autónomos/as o freelance para ganar flexibilidad laboral: ¿es viable contratar a alguien que no sea autónomo/a pero quiera emitir factura? Ya sea por una colaboración puntual, un freelance ocasional o una necesidad urgente, surge la duda sobre qué opciones legales existen y si realmente compensa asumir este tipo de contratación. En este artículo analizamos si merece la pena aceptar facturas de personas no dadas de alta como autónomas, qué alternativas legales existen, y qué riesgos hay que evitar.

¿Puede una empresa aceptar facturas de alguien que no es autónomo/a?

Técnicamente, sí. Pero con matices. Una persona física puede emitir una factura a una empresa sin estar dada de alta como autónoma si se cumplen ciertos requisitos muy concretos:

1. La actividad es puntual y no habitual.

2. Los ingresos del trabajador/a no superan el Salario Mínimo Interprofesional (15.876 € en 2024).

3. La persona está dada de alta en Hacienda (modelo 036 o 037), aunque no lo esté en la Seguridad Social.

Este escenario está respaldado por varias sentencias del Tribunal Supremo, pero sigue siendo una zona gris que las empresas deben gestionar con cautela.

¿Qué implicaciones tiene para la empresa?

Aceptar facturas de personas no dadas de alta como autónomas implica ciertos riesgos legales y fiscales, especialmente si la Seguridad Social determina que existe una relación laboral encubierta o que la actividad no era tan puntual como se declaró.

Peligros principales:

1. Responsabilidad subsidiaria: Si la Seguridad Social detecta irregularidades, puede reclamar a la empresa las cotizaciones no ingresadas.

2. Inspecciones de Trabajo: En caso de inspección, el inspector/a puede considerar que la empresa está eludiendo una relación laboral directa, lo que puede derivar en sanciones.

3. Inseguridad jurídica: No existe una regulación clara que delimite con precisión estos casos, lo que deja margen a interpretaciones.

Por tanto, antes de aceptar este tipo de facturación, es clave que la empresa evalúe la frecuencia, el volumen y la naturaleza del trabajo contratado.

Alternativas legales para contratar sin recurrir al alta como autónomo

1. Contratación puntual mediante alta en Hacienda

Una opción válida es aceptar facturas de trabajadores/as que, sin ser autónomos/as, se dan de alta puntualmente en Hacienda para emitir una factura concreta.

Recomendado solo si:

1. El servicio es realmente esporádico.

2. El importe es reducido.

3. Se puede justificar que no hay relación laboral continuada.

Ejemplo:
Una empresa de eventos contrata a una ilustradora para diseñar un cartel específico. La profesional se da de alta en Hacienda, emite su factura con IRPF e IVA, y luego se da de baja. No hay continuidad.

2. Cooperativas de facturación

Algunas personas trabajan a través de cooperativas de facturación, que actúan como intermediarias legales. En este modelo, la empresa contrata a la cooperativa, no al profesional directamente.

Ventajas para la empresa:

1. Se trata con una entidad legal, no con un particular.

2. Se evita gestionar altas, cotizaciones o impuestos.

3. Reduce riesgos legales en caso de inspección.

Inconvenientes:

1. Algunas cooperativas han sido cuestionadas por la Seguridad Social, lo que puede generar incertidumbre jurídica.

2. El profesional debe gestionar su relación con la cooperativa, lo que puede afectar la agilidad del proceso.

Ejemplo:
Una productora audiovisual necesita contratar a un/a cámara freelance para un rodaje puntual. Esta persona trabaja a través de una cooperativa que le da de alta como socio/a trabajador/a durante un día. La empresa recibe la factura desde la cooperativa.

3. Plataformas intermedias o “freelancer-as-a-service”

Algunas startups ofrecen modelos legalmente estructurados para que profesionales puedan facturar sin ser autónomos/as a través de su plataforma.

Ventajas:

1. La empresa trata directamente con la plataforma, que se encarga de toda la gestión.

2. El proceso suele ser ágil, con facturación electrónica, control fiscal y soporte legal.

Recomendado para: empresas que necesitan contratar perfiles freelance en tecnología, diseño, consultoría o marketing, de forma puntual pero profesional.

¿Es recomendable contratar a alguien que no es autónomo/a?

Dependerá del tipo de servicio, duración y relación laboral. Te dejamos una guía rápida para saber si tiene sentido:

Consejos para RRHH y responsables legales

1. Solicita siempre el alta en Hacienda (modelo 036/037) si no es autónomo.

2. Verifica que el profesional ha incluido IRPF e IVA correctamente en la factura.

3. Conserva documentación que acredite que la colaboración es puntual.

4. Si es una necesidad recurrente, valora un contrato mercantil o laboral según el caso.

Aceptar facturas de personas no dadas de alta como autónomos es legal en situaciones muy puntuales, pero no debe convertirse en una práctica habitual en la empresa. Si bien puede ser útil para colaboraciones esporádicas, a medio y largo plazo es más recomendable recurrir a profesionales autónomos dados de alta o establecer relaciones contractuales claras.

Las empresas que apuestan por la transparencia, la formalidad y el cumplimiento normativo no solo reducen riesgos legales, sino que también fortalecen su marca empleadora y su reputación.

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